Inteligentna pomoc biurowa z Przecławia oparta o AI.

W czasach, gdy każda minuta w instytucjach kultury jest na wagę złota, technologia przychodzi z odsieczą. Przykład? Autorska aplikacja stworzona przez Przemysława Falenciaka dla Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji w Przecławiu. Choć zbudowana lokalnie, rozwiązanie to z powodzeniem mogłoby znaleźć zastosowanie w setkach podobnych jednostek w całej Polsce.

Do czego służy?

To prosta z pozoru aplikacja okienkowa, która w rzeczywistości wykonuje cały złożony proces obiegu dokumentów niemal bez udziału człowieka. Jej głównym zadaniem jest przetwarzanie skanów dokumentów trafiających z urządzenia wielofunkcyjnego (skanera) i tworzenie na ich podstawie automatycznych opisów, streszczeń oraz wpisów do dziennika ewidencji w Excelu.

Wszystko to odbywa się w tle – bez klikania, kopiowania, przepisywania. Aplikacja nie tylko „czyta” dokumenty, ale również rozumie ich treść dzięki integracji z modelem językowym OpenAI (czyli GPT).

Jak to działa?

1. Monitorowanie folderu skanera – aplikacja nasłuchuje wskazanego folderu, do którego trafiają nowe pliki PDF ze skanera.
2. OCR i analiza – PDF zostaje przekształcony na obrazy, a następnie rozpoznawany jest tekst (OCR).
3. Opis i streszczenie przez AI – z pomocą sztucznej inteligencji generowany jest syntetyczny opis dokumentu.
4. Zapis do dziennika Excel – dane trafiają automatycznie do arkusza kalkulacyjnego.
5. Archiwizacja – kopia dokumentu wraz z opisem trafia do katalogu archiwalnego oraz do pliku tekstowego lub Word.
6. (Opcjonalnie) użytkownik może nagrać notatkę głosową, którą aplikacja zamienia na transkrypcję.

Całość została zapakowana w przyjazny interfejs graficzny zbudowany w Pythonie przy użyciu biblioteki Tkinter, dzięki czemu nawet osoba nietechniczna może korzystać z aplikacji bez stresu.

Technologie, które stoją za aplikacją

Projekt wykorzystuje szereg nowoczesnych technologii:

• OpenAI GPT – do analizy treści i generowania streszczeń,
• OCR + PDF2Image + Pillow – do konwersji skanów na czytelny tekst,
• OpenPyXL – do automatycznej obsługi arkuszy Excel,
• Python-docx – do tworzenia plików Word z opisami,
• SoundDevice i SciPy – do nagrywania dźwięku i jego zapisu.

Ile pracy oszczędza?

W praktyce – godziny żmudnego przepisywania miesięcznie. Pracownicy GOKSiR nie muszą już ręcznie opisywać dokumentów, tworzyć wpisów w Excelu ani segregować plików w folderach. Aplikacja robi to za nich w ciągu kilkunastu sekund.

– To jak mieć wirtualnego asystenta, który nigdy się nie myli, nie choruje i nie potrzebuje kawy – śmieje się jeden z pracowników centrum kultury.

Więcej na temat samej aplikacji zdradza autor:

- Pomysł na stworzenie tej aplikacji zrodził się z bardzo praktycznej potrzeby. Zanim napisałem choćby linijkę kodu, usiadłem z pracownikami GOKSiR i zapytałem: co zajmuje Wam najwięcej czasu, co jest najbardziej żmudne i w czym chcielibyście, aby sztuczna inteligencja Was wyręczyła? Odpowiedzi były jednoznaczne: opisywanie dokumentów, wpisywanie ich do dziennika, klasyfikowanie, streszczanie, segregowanie. Zacząłem więc od podstaw – zbudowałem prosty moduł ekstrakcji danych z dokumentów i opracowałem system wpisywania ich do konkretnych komórek w Excelu. Z czasem zacząłem uczyć model językowy zwracania danych w uporządkowany sposób – w formacie JSON. Początkowo aplikacja rozpoznawała tylko pisma przychodzące i wychodzące, ale z biegiem czasu rozwinąłem ją tak, by samodzielnie rozpoznawała typ dokumentu – czy jest to faktura, umowa, paragon, czy może wniosek. Co więcej, system generuje teraz zaawansowane opisy dokumentów, bazując nie tylko na samej treści, ale też na wiedzy administracyjnej, finansowej i kontekście działalności instytucji. Potrafi wskazać cel zakupu, źródło finansowania czy funkcję, jaką dokument pełni w strukturze GOKSiR. To już nie tylko automatyzacja – to inteligentna asystentura.

Lokalne rozwiązanie o ogólnopolskim potencjale

Choć aplikacja powstała z myślą o konkretnym miejscu i konkretnych potrzebach, jej potencjał jest dużo większy. Można ją z łatwością zaadaptować do innych instytucji kultury, bibliotek, urzędów gmin czy nawet szkół.

W świecie, gdzie papier wciąż króluje, ale czas ludzki jest coraz cenniejszy – takie rozwiązania mogą być rewolucją.